Archief en apparatuur digitaal registreren met barcode etiketten

Databeveiliging gaat meestal over wachtwoorden, back-ups en versleuteling. Een minder zichtbaar onderdeel is de vraag waar gegevens fysiek staan. Archiefdozen met personeelsdossiers, externe schijven met back-ups en laptops van vertrokken medewerkers raken makkelijker zoek dan een bestand in de cloud. Een digitale registratie met barcode etiketten maakt die fysieke kant van de informatie beheersbaar.

Waarom fysieke dragers meetellen

De AVG vraagt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, ongeacht of die op een server, een usb-stick of in een ordner staan. Een organisatie die niet weet welke schijven en mappen er zijn, kan ook niet aantonen dat ze veilig zijn opgeborgen of op tijd zijn vernietigd. Een zoekgeraakte back-upschijf met klantgegevens kan bovendien een datalek zijn dat gemeld moet worden.

Een register met een code per item

De basis is een eenvoudig register. Elk item krijgt een uniek nummer, met daarbij wat het is, waar het staat, wie verantwoordelijk is en hoe lang het bewaard moet worden. Dat geldt voor archiefdozen en mappen, maar ook voor laptops, externe schijven en netwerkapparatuur. Het nummer komt als barcode op het item en op de plank of kast waar het hoort.

Voor een kleine organisatie volstaat vaak een spreadsheet als register. Wie daar meer uit wil halen met filters, draaitabellen en gegevensvalidatie, leert dat bijvoorbeeld via een Cursus Excel van X-cel.nl.

Met een scanner of een telefoon-app is bij elke verplaatsing vast te leggen waar een item naartoe gaat. Een uitgeleende laptop, een schijf die naar een externe locatie gaat of een doos die naar de vernietiging gaat: het register laat zien waar het item is en wie het als laatste had.

Welke barcode en wat erop staat

Code 128 en Code 39 zijn gangbaar voor eigen nummers en worden door vrijwel elke scanner gelezen. Een QR-code bevat meer tekens en is met een telefooncamera te lezen. Op het etiket hoort geen gevoelige informatie, zoals een naam of de inhoud van een dossier. Het nummer is genoeg. De rest staat in het register, dat zelf achter een inlog en met versiebeheer wordt bewaard.

Etiketten voor kast en plank

Een archief is niet statisch. Mappen verhuizen naar een andere kast naarmate ze ouder worden, en apparatuur wisselt van plek. Op stalen archiefkasten en stellingen zijn magnetische etiketten praktisch, omdat de plankaanduiding zonder lijmresten mee kan verhuizen. Voor mappen, dozen en apparatuur is een zelfklevend etiket meestal geschikter. MMS Magneetservice levert beide varianten, kant-en-klaar gedrukt op basis van aangeleverde gegevens of als materiaal om zelf te printen.

Bewaartermijnen en vernietiging

Voor de administratie van een onderneming geldt in de regel een fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Voor persoonsgegevens werkt het andersom: niet langer bewaren dan nodig. Door in het register bij elk item een bewaartermijn op te nemen, is elk jaar te zien welke dozen en dragers weg mogen. Een schijf of map die wordt vernietigd, wordt in het register afgemeld, bij voorkeur met een verwijzing naar het vernietigingsbewijs.

Een vaste controle per jaar

Een register blijft alleen bruikbaar als het wordt bijgehouden. Een jaarlijkse controle, bijvoorbeeld na het afsluiten van het boekjaar, is een logisch moment: scannen wat er staat, vergelijken met het register en afwijkingen uitzoeken. Voor de inrichting van archiefruimte of opslag is via mms-magneet.nl telefonisch advies te vragen over etiketten en houders.

Zo vormen de digitale registratie en de fysieke opslag samen een onderdeel van de databeveiliging dat vaak over het hoofd wordt gezien.