Een NAS op kantoor: de fysieke beveiliging van lokale opslag

Een NAS, een opslagserver die via het netwerk bereikbaar is, is voor veel kleine bedrijven de centrale plek voor bestanden, back-ups en soms ook camerabeelden. Bij de keuze voor lokale opslag gaat de aandacht vooral naar schijfcapaciteit, RAID-configuratie en de koppeling met de cloud. Waar het apparaat fysiek staat, krijgt minder aandacht. In de praktijk staat een NAS regelmatig op een plank in de pantry, onder een bureau bij de receptie of in een meterkast zonder slot. Juist bij lokale opslag is de fysieke beveiliging net zo belangrijk als de digitale.

Waarom de plek ertoe doet

Een NAS bevat in één kastje alles wat een bedrijf aan gegevens heeft. Wie het apparaat meeneemt, neemt in één keer de bestanden, de back-ups en vaak ook de configuratie van het netwerk mee. Bij een inbraak is een NAS bovendien een makkelijke buit: klein, licht en herkenbaar als iets waardevols. Een apparaat zonder versleutelde schijven geeft de nieuwe eigenaar daarna directe toegang tot alle gegevens. Daarnaast speelt beschadiging een rol. Een NAS in de pantry staat bloot aan warmte, stof en soms water, en een apparaat onder een bureau wordt eerder per ongeluk losgetrokken.

Een afgesloten ruimte of kast

De beste plek voor een NAS is een afgesloten ruimte met voldoende ventilatie, of een afsluitbare serverkast. Een kast met een eigen slot voorkomt dat bezoekers, schoonmakers of leveranciers bij het apparaat kunnen. Zo'n kast staat bij voorkeur niet in een ruimte die vanaf de straat zichtbaar is. De sleutel van de kast hoort niet aan de sleutelbos die aan de kapstok hangt, maar bij een beperkt aantal mensen die het apparaat beheren.

Sleutels en toegang tot het pand

De beveiliging van de NAS begint bij de voordeur. Een bedrijfspand waar onduidelijk is hoeveel sleutels er in omloop zijn, is net zo kwetsbaar als een opslagserver zonder wachtwoord. Bij een verhuizing naar een nieuw pand, na het vertrek van een medewerker die zijn sleutel niet inleverde of na een inbraak, is het vervangen van de cilinders de manier om de toegang weer in eigen hand te krijgen. Een slotenmaker kan daarbij ook de cilinder van de serverkast of serverruimte gelijksluitend maken met de rest van het pand, of juist bewust apart houden. In de regio Leiden en Den Haag doet De Slotenmaker Expert dat; voor bedrijven in Leiderdorp staat de informatie op deslotenmakerexpert.nl.

De digitale kant afmaken

Fysieke beveiliging en digitale beveiliging vullen elkaar aan. Een NAS in een afgesloten kast met versleutelde schijven is bij diefstal waardeloos voor de dief. Daarnaast hoort er een kopie van de gegevens buiten het pand te staan, in een clouddienst of op een tweede locatie, volgens de bekende 3-2-1-regel: drie kopieën, op twee soorten opslag, waarvan één op een andere plek. Meer daarover staat in het artikel over de back-upstrategie volgens 3-2-1.

Een korte controlelijst

• De NAS staat in een afgesloten ruimte of afsluitbare kast, niet in een open hoek.
• De ruimte is goed geventileerd en vrij van water- en stofrisico.
• De schijven zijn versleuteld en het beheerwachtwoord is niet het standaardwachtwoord.
• Een beperkt aantal mensen heeft de sleutel van de kast.
• Er is een actueel overzicht van alle sleutels van het pand.
• Er staat een kopie van de gegevens buiten het pand.

Lokaal en veilig

Lokale opslag heeft voordelen: snelheid, controle en onafhankelijkheid van een internetverbinding. Die voordelen blijven alleen overeind als het apparaat zelf goed beschermd is. Met een afgesloten plek, een duidelijk sleutelbeheer en versleuteling is een NAS op kantoor een betrouwbare basis voor de bedrijfsgegevens.