De 3-2-1 back-upregel uitgelegd

Dataverlies komt zelden door één oorzaak. Een schijf die uitvalt, een bestand dat per ongeluk wordt overschreven, een laptop die wordt gestolen of een besmetting met ransomware kunnen allemaal tot hetzelfde resultaat leiden: gegevens die weg zijn. De 3-2-1-regel is een eenvoudige vuistregel die bescherming biedt tegen vrijwel al die scenario's tegelijk.

Wat de regel inhoudt

De 3-2-1-regel bestaat uit drie getallen die staan voor drie principes:

• 3 kopieën van iedere belangrijke bestand. Dat is het origineel plus twee back-ups.
• 2 verschillende media waarop die kopieën staan. Bijvoorbeeld een interne schijf en een externe schijf, of een lokale schijf en de cloud.
• 1 kopie op een andere locatie, buiten het eigen pand. Zo blijft de data behouden bij brand, waterschade of diefstal.

Het idee erachter is dat verschillende opslagvormen zelden tegelijk falen. Een defecte harde schijf treft niet de cloudkopie. Een brand op kantoor raakt niet de kopie in een datacenter elders.

Waarom één back-up niet genoeg is

Veel bedrijven denken beschermd te zijn met één externe schijf of één cloudmap. In de praktijk is dat kwetsbaar. Een externe schijf die naast de computer ligt, wordt bij diefstal of brand samen met het origineel getroffen. Een cloudmap die real-time synchroniseert, neemt een versleutelde of gewiste bestand direct over. Zonder een echte tweede kopie op afstand ontbreekt de vangnetfunctie.

De rol van de cloud

Cloudopslag vult de 3-2-1-regel op een natuurlijke manier in. De kopie op afstand is meteen geregeld, want de data staat in een datacenter buiten het eigen pand. Diensten met versiebeheer bewaren bovendien oudere versies van bestanden, waardoor herstel mogelijk blijft na een ongewenste wijziging of een ransomware-aanval.

Belangrijk daarbij is dat de cloudkopie niet alleen een spiegeling van de lokale map is. Een echte back-up bewaart momentopnamen in de tijd, zodat een besmetting of foutieve wijziging niet meteen alle versies aantast. Voor Nederlandse organisaties telt daarbij dat de data bij voorkeur op Europese servers staat, wat de naleving van de AVG vereenvoudigt.

Van regel naar praktijk

De 3-2-1-regel toepassen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een werkbare opzet voor een klein bedrijf ziet er bijvoorbeeld zo uit:

1. Het origineel staat op de werkcomputer of server.
2. Een lokale back-up draait op een NAS of externe schijf.
3. Een derde kopie synchroniseert automatisch naar een cloudopslagdienst met versiebeheer.

Zo ontstaat een opzet die bestand is tegen de meeste vormen van dataverlies, zonder dat er dagelijks handmatig werk aan te pas komt. Aanbieders die versiebeheer en herstel standaard aanbieden, zoals te vinden in het overzicht van cloudopslagdiensten, maken die derde kopie eenvoudig in te richten.